La licence de parrainage (sponsorship licence)

Le nouveau système d'immigration mis en place au 1er janvier 2021 exige que les employeurs soient titulaires d’une licence de parrainage (sponsor licence) avant de pouvoir employer des ressortissants étrangers qu’ils soient européens ou non européens.

Une licence de parrainage a une durée de validité de quatre ans. Elle permet à la société qui en est titulaire de faire des demandes de certificats de parrainage (Certificat Of Sponsorship – COS) pour les travailleurs qualifiés qu’elle souhaite recruter, à condition que ces derniers remplissent les conditions imposées par le Home Office pour la catégorie de visa concernée.

Afin de pouvoir entamer la procédure de demande de licence de parrainage, une société doit avoir :

• Une entité immatriculée et une activité établie au Royaume Uni (sauf pour un type très particulier de candidature dite « Expansion Worker ») ;
• Des procédures RH conformes aux exigences du Home Office ;
• Le personnel dit « clé » qui sera en charge d’autoriser toute procédure dans le cadre de la licence (Authorising Officer) et d’administrer sa gestion (Level 1 User).

Les employeurs qui n'ont pas de licence de parrainage ne pourront pas embaucher de nouveaux travailleurs migrants ou prolonger les visas des employés actuellement parrainés.

Pourquoi demander une licence de parrainage ?

Les règles nombreuses qui régissent l’immigration britannique, la complexité de la procédure et les délais de traitement de l’administration britannique viennent souvent perturber les recrutements planifiés et les exigences opérationnelles des entreprises. C’est la raison pour laquelle tout recrutement doit être anticipé en tenant compte du nouveau système d’immigration en place depuis le 1er janvier 2021.

Le processus de candidature est de huit semaines pour le traitement par l’administration de la demande de licence ; les responsabilités et les conditions demandées à l’employeur sont exigeantes et nécessitent une phase de préparation.

Les employeurs qui n’ont pas de licence de parrainage doivent y postuler de manière anticipée afin de créer les conditions optimales pour que les recrutements puissent se concrétiser en temps voulu.

La bonne maitrise de la procédure permet d’éviter les risques de rejet de la demande permettant un gain de temps sans couts supplémentaires.

Bien que ces situations soient rares, l'emploi illégal d'un travailleur migrant (même par erreur) est puni par des amendes pouvant aller jusqu'à 20.000 £ ainsi que des poursuites pénales.

Les services de l’immigration (UKVI) peuvent également retirer indéfiniment à l’employeur son droit de recruter des travailleurs migrants et l’individu concerné ne pourra plus accéder au territoire britannique. Il est primordial que les employeurs prennent conscience de ces sanctions notamment lorsqu’ils considèrent la venue temporaire de stagiaires sans avoir préalablement mesuré les exigences du nouveau système d’immigration.

Comment pouvons-nous vous aider ?

Le service que nous vous proposons comprend les étapes suivantes :

• Identifier les différentes options et solutions offertes par le nouveau système d’immigration britannique ;
• Evaluer la capacité de votre société à remplir les critères en fonction de votre type d’organisation ;
• Evaluer l'admissibilité de votre demande ainsi que l’éligibilité de la future recrue pour déterminer si le nombre de points requis pour l’octroi d’un visa pourra être obtenu ;
• Accompagner les candidatures de succursales de sociétés étrangères n’ayant pas encore d’activité commerciale au Royaume-Uni ou les candidatures de start-up ;
• Préparer la candidature à la licence de parrainage et vérifier la documentation fournie à l’appui de votre demande ;
• Aider à la configuration du système de gestion de la licence et à la désignation du personnel requis ;

Une fois la demande de licence de parrainage accordée, nous pouvons également vous assister, comme suit :

• vous aider à obtenir un certificat de parrainage (Certificate of Sponsorship) étape nécessaire et préalable à toute demande de visa ;
• vous conseiller tant sur le processus que sur le contenu de la demande de visa que la personne devra soumettre ;
• vous conseiller sur vos obligations envers les services de l’immigration britanniques (UKVI) pour vous aider à conserver votre licence et à continuer d'employer des travailleurs étrangers ;
• Former votre personnel pour répondre et se conformer aux exigences de l’administration britannique.

Les obligations et devoirs du sponsor

Une fois la licence de parrainage obtenue, la société sponsor doit se conformer aux devoirs et responsabilités définis par les services de l’immigration britannique (UKVI). Lors de la demande de licence de parrainage, la personne responsable de la licence (Authorising Officer) doit confirmer que les obligations seront respectées. Les services de l’immigration britanniques s'attendent donc à ce que tous les sponsors respectent scrupuleusement leurs obligations.

Par conséquent, un sponsor doit s'assurer que le personnel responsable du maintien de sa licence se tient régulièrement informé des lignes directrices publiées par l’UKVI, qu’il met à jour l’organisation interne destinée à s’y conformer et que généralement toutes les mesures nécessaires sont prises concernant les travailleurs parrainés.

Le non-respect des obligations énoncées par les lignes directrices destinées aux entreprises sponsors peut entraîner la suspension ou la révocation de la licence de parrainage, ce qui signifie que l'emploi de travailleurs parrainés doit cesser.

Les lignes directrices (guidance) de l’UKVI – devoirs des sponsors

L'UKVI se repose désormais sur les sponsors pour remplir un grand nombre des fonctions qui étaient auparavant assumées par les agents de l’immigration.

Tout sponsor a les devoirs suivants :

• Empêcher l'utilisation abusive des procédures d’immigration ;
• Rendre compte de tous comportements suspects des employés parrainés ; et
• S’assurer que les travailleurs parrainés respectent les règles et conditions de leur visa.

Outre les contrôles nécessaires concernant le droit de travailler, les sponsors sont également tenus de se conformer aux obligations spécifiques suivantes :

• Suivi de la présence et des absences des travailleurs parrainés ;
• Signaler les changements affectant l'emploi des travailleurs parrainés (changement de poste, promotion, etc) ;
• Conserver les documents conformément aux lignes directrices publiées par l’UKVI ;
• Coopérer avec l'UKVI et se conformer à la loi.

Visites de conformité

L'UKVI peut organiser une visite de conformité à l'improviste au siège du sponsor. Lors de cette visite, l'UKVI déterminera si le sponsor s'acquitte de ses fonctions, si l'emploi des travailleurs parrainés est bien réel, si le personnel et ceux qui dirigent l'organisation correspondent aux informations communiquées, et qu’ils respectent les conditions qui leur sont imposées dans leurs visas.

Au cas où cette visite mettrait à jour le non-respect des obligations du sponsor, l’UKVI peut alors prendre la décision de révoquer la licence de parrainage et prendre des sanctions civiles pouvant atteindre 20.000 £ par travailleur illégal. De telles sanctions pourraient entacher la réputation de l’employeur.

Comment pouvons-nous aider ?

Nous pouvons fournir l’ensemble des conseils vous permettant de mettre en œuvre les devoirs d’un sponsor.

De plus, nous pouvons vous aider à vous assurer que vos procédures sont suffisamment solides pour être conformes aux exigences de l’UKVI et que votre personnel est dûment formé et bien équipé pour répondre à l’ensemble de ces exigences.

Nous vous proposons des formations sur mesure adaptées à la taille et à l’activité de votre entreprise.

N'hésitez pas à nous contacter pour nous exposer votre situation. Nous évaluerons ensemble vos besoins et vous proposerons les options les plus adaptées à votre situation.